W myśl art. 14 § 1a ustawy z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego – dalej k.p.a. sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatruje się podpisem własnoręcznym. Pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.
Zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna weryfikowane za pomocą certyfikatu wywołują skutki prawne, jeżeli zostały złożone w okresie ważności tego certyfikatu. Certyfikat podpisu elektronicznego wydawany jest na określony czas.
Jedynie w okresie ważności certyfikatu proces walidacji pliku elektronicznego wskaże bezpośrednią informację o jego ważności w danej jednostce czasu. Po ustaniu ważności certyfikatu weryfikacja dokumentu nie powiedzie się, bowiem certyfikat weryfikujący nie będzie ważny w weryfikowanym czasie. Nie oznacza to, że po tym czasie dokument jest nieważny lub nie został podpisany. Podpis elektroniczny złożony w okresie ważności certyfikatu wywołuje skutki prawne po ustaniu jego ważności.
Dla potwierdzenia ważności podpisu w dniu jego złożenia, możliwe jest wydanie przez organ stosownego zaświadczenia w trybie art. 217 k.p.a.